Eine gute E-Mail soll klar, verständlich und auf den Punkt sein. Was einfach klingt, lässt sich nicht immer so leicht im Alltag umsetzen. Wir zeigen dir, worauf du bei Betreff, Anrede, Inhalt, Anhängen und Grußformel achten solltest.
Wir, die Autor*innen dieses Beitrags, telefonieren beide noch gern. E-Mails sind daneben ein wichtiger Kommunikationsweg, wenn wir Informationen festhalten wollen, weil es um mehrere Punkte geht oder weil es wichtige Informationen sind, auf die wir oder unser Gegenüber zurückgreifen müssen. Und manchmal schlicht, weil wir die Person telefonisch nicht erreichen.
Es gibt also viele Gründe, warum wir eine E-Mail schreiben. Dabei merken wir immer wieder, dass es gar nicht so leicht ist, den Einstieg zu finden oder so zu formulieren, dass es verständlich, kurz und auf den Punkt gebracht ist.
Egal ob Uni, Referendariat oder im Job: Der Ton verändert sich. Die Grundregeln und wie eine „gute“ E-Mail aussieht, das bleibt ähnlich. Deswegen schreiben wir dir einen kleinen Leitfaden aus der täglichen E-Mail Kommunikation.
Dein Betreff sollte aussagekräftig sein. Schreibe also z. B. nicht nur „Nachfrage“, „Anfrage“ oder ähnlich Unkonkretes. Schreibe z. B. direkt die Kundennummer oder Nummer der Anfrage, ein Aktenzeichen oder einen Stichpunkt zum Inhalt dazu („Nachfrage Antrag auf Zulassung vom 00.00.0000“, „Müller ./. Meier (Ihr Zeichen: 346/26)“. So ist es einfacher, deine E-Mail zuzuordnen, abzuheften/in Ordner zu verschieben und danach zu suchen bzw. sie im Posteingang wiederzufinden. Denk immer daran: Die Person, die du anschreibst, hat täglich ein volles E-Mail-Postfach. Sie will (und soll auch) sofort erkennen können, was du von ihr möchtest. Du bekommst vielleicht sogar schneller eine Antwort, weil sie/er schon nach Lesen des Betreffs ahnt, wie die E-Mail schnell beantwortet werden kann, ohne erst mal ihren gesamten Text zu lesen. Dann wird deine E-Mail bestenfalls bevorzugt erledigt.
Jede E-Mail sollte einen Rahmen haben. Damit meine ich, eine Ansprache und eine Verabschiedung. Wenn du mit einer Freundin schreibst oder die zehnte E-Mail an deinen
Kollegen schreibst, mag es ohne Anrede gehen. Aber es schadet nicht und wirkt immer besser, eine Anrede und eine Verabschiedung zu formulieren.
Bei der Anrede kommt es darauf an, wie gut du die andere Person kennst, in welchem Verhältnis ihr zueinander steht und was Usus in deinem Arbeitsumfeld ist.
Die Ansprache: Professoren schreibst du in der Regel mit „Sehr geehrte Frau Professorin [Dr.] XY/Sehr geehrter Herr Professor [Dr.] YX“ an. Bei Mitarbeiter*innen kannst du es bei einigen etwas lockerer angehen. „Guten Tag Frau/Herr XY“ oder „Hallo Frau/Herr XY“ ist dann in Ordnung. Wenn du die konkrete Ansprechperson kennst, nenne auch immer ihren Namen. Du schreibst dann direkt der Person, keinem Sammel-Account.
Andernfalls tut es die übliche Form „Sehr geehrte Damen und Herren“. Ach ja, noch kurz zum Thema Wechsel der Anrede: Sei am besten nicht vorschnell und warte, ob dein/e Gesprächspartner*in zu einer vertrauteren Anrede wechselt. Beispiel: Du schreibst einen Mitarbeiter erstmals mit „Sehr geehrter Herr XY“ an. Nach einigen Wochen kennt ihr euch, habt auch schon miteinander telefoniert. Nun beginnt er seine E-Mails an dich mit „Liebe Frau/Herr XY“. Dann kannst du „einsteigen“ und ebenfalls zu dieser Anrede wechseln. So machst du nichts falsch und bringst vor allem niemanden in Zugzwang, der vielleicht an der Anrede im E-Mail-Kontakt nichts ändern möchte. Denk dran, dass du beim ersten Kontakt selten weißt, wie alt die Person ist oder welchen Kommunikationsstil sie bevorzugt.
Du kennst deine AG-Leiter*in schon aus der AG? Dann orientiere dich auch bei der E-Mail an eurem bisherigen Umgangston. Wahrscheinlich ist das „Sehr geehrte*r“ unnötig.
Hier kommt es auf die Gepflogenheiten an. Bei einem ersten Kontakt machst du mit „Sehr geehrte*r Frau/Herr“ nichts falsch.
Der Inhalt ist das Herzstück. Auch unabhängig vom IWW: Fasse dich kurz und knapp. Bring das Wesentliche auf den Punkt und schreibe nichts Unnötiges. Alles Wichtige muss hinein. Vermeide lange Sätze, egal an wen du schreibst. Du überzeugst mehr mit kurzen klaren Sätzen statt geschwurbeltem Juristendeutsch. Verzichte also möglichst
auf den berüchtigten Nominalstil („Bei Zurverfügungstellung der Daten nach Aufforderung und Anmahnung ist …“)
Mache Absätze und gliedere deine E-Mail so, dass ein Gedanke ein Absatz ist und man dem Inhalt folgen kann. Mache ruhig Aufzählungszeichen und nutze z.B. auch Formatierungen, um gewisse Bereiche hervorzuheben (fett, kursiv usw.). Übertreibe es aber damit nicht. Wenn jeder Satz fett gedruckt ist, hat das keinen Mehrwert. Emojis bzw. Smileys mögen in privaten E-Mails kein Problem sein, in allen anderen haben sie schlicht nichts zu suchen.
Wenn du dein Gegenüber nicht kennst, stelle dich kurz vor. Du musst deinen Lebenslauf nicht anhängen. Bei Behörden reicht in der Regel dein Name usw. Aber z. B. bei Professoren: „Mein Name ist XY. Ich nehme an Ihrer Vorlesung zu XY seit diesem Semester teil.“
Oder im Arbeitskontext: „Mein Name ist YX. Ich habe zum 00.00.0000 die Stelle von DE übernommen. Ich schreibe ihnen, weil …“
Ende mit einem „Call to Action” oder einfacher gesagt: Was soll dein Gegenüber jetzt tun? Formuliere deine Erwartung deutlich. Das kann z. B. sein: „Könnten Sie mir bitte bis zum 00.00.0000 mitteilen, ob/wann …“, „Ich freue mich über eine Rückmeldung.“, „Anbei sende ich Ihnen XY zur Kenntnis/zur Kontrolle“. Nach dem Lesen muss dein Gegenüber wissen, warum du geschrieben hast und was du von ihm brauchst. Es kommt schnell einmal zu Tippfehlern oder Zahlendrehern, vor allem wenn du unter Zeitdruck stehst. Schreibe daher z.B. bei wichtigen Daten nie reine Zahlen (Beispiel: „Mittwoch, 19. August 2026“ oder auch „Mi., 19. Aug. 2026“ statt „19.08.2026“). Dasselbe bei Zeitangaben: „19.45 Uhr (neunzehn/fünfundvierzig)“ ist sicherer statt nur „19.45 Uhr“. Ganz wichtig: Laufen Fristen (z.B. Abgabetermine), sollte die/der Empfänger*in das leicht auf den ersten Blick erkennen können (z.B. Betreff: „Eilt! Fristablauf am 27. August 2026“, „Vorbereitung Termin/Hinweise zum Termin am 27. August 2026“, „Rückgabe zwingend/unbedingt bis 04. September 2026“).
Achte auf die klassischen Fehler: Wenn du in deiner E-Mail von einem Anhang oder Anhängen sprichst, solltest du auch eine bzw. mehrere Dateien anhängen.
Benenne diese Datei aussagekräftig. Bei einem Datei-Namen wie 346213427643267423.docx ist völlig unklar, was die Datei enthält. Außerdem wirkt das wie Spam und könnte dafür sorgen, dass deine E-Mail beim Empfänger als Spam-Verdacht angezeigt wird. Finde einen aussagekräftigen Namen, ggf. auch mit
Datum/Versionsbezeichnung (z.B. „Schreiben_00_00_2026“, „Name_AZ XY/2026“). Strukturiere so, dass alle Dateien auch in der Reihenfolge angehängt sind, wie du sie in der E-Mail ansprichst oder auf sie verweist (Anhang_180826_01, Anhang 180826_02, …). Beispiel: „Bezüglich des Ortstermins verweise ich auf die Schäden dokumentiert in den Dateien (..) und (…).“
Lass die/den Empfänger*in nicht an deinen Anhängen verzweifeln: Füge nicht unzählige Dateien an deine E-Mail, sondern fasse wo es geht Dokumente in einer PDF-Datei zusammen. Das geht ganz easy mit einem Programm wie PDF24 (www.pdf24.org). Mach das aber nur direkt auf deinem PC und nicht online. Tue das vor allem bei verschicktem Bildmaterial. Denn wenn du in PDF umwandelst, schrumpft deren Größe. Manche Anbieter erlauben nur Anhänge bis zu einer bestimmten Größe und datenintensive E-Mails landen auch gern im Spamfilter oder zunächst in Quarantäne. Daher: Klein ist smart und wenn es nicht anders geht, stelle die Anhänge extern über einen sicheren Link oder Cloud bereit. Bei Videoaufnahmen beispielsweise ist dies ohnehin meist die bessere Wahl. So bleibt deine Elektropost schlank.
Noch ein wichtiger Punkt: Bleibe bei deiner E-Mail einzig bei dem Thema, um das es ursprünglich ging. Schreibst du und die/der Empfänger*in euch mehrfach hin und her, hat die E-Mail durchgehend denselben Betreff (z. B. „Re: Mein Schreiben vom 27.08.2026“). Schreibst du jetzt plötzlich in deiner Mail „Fast vergessen, ich wollte noch in der Sache/zu dem Punkt XY schreiben, dass …“, machst du ein neues Thema auf. Schreibe immer eine neue E-Mail, wenn du ein neues Thema beginnst, sonst wird es für die/den Empfänger*in unnötig schwer, nachher wiederzufinden, in welcher E-Mail du zu welchem Thema was geschrieben hast.
Eventuell ist es sinnvoll, eine Signatur einzurichten, also einen kurzen Absatz mit deinen Kontaktdaten, der automatisch am Ende jeder E-Mail steht. Im Studium ist das vielleicht unnötig. Aber auch hier kann z. B. deine Adresse, Immatrikulationsnummer und Telefonnummer stehen, wenn du mobil erreichbar sein willst. Eine Signatur bietet sich an, wenn du diese Informationen häufig im E-Mail-Kontakt brauchst. Ähnlich sieht es im Referendariat aus.
Im Arbeitsleben solltest du deinen Arbeitgeber bzw. deine Position eintragen. Eine Adresse und Erreichbarkeiten sind nötig. Meist hat dein*e Arbeitgeber*in eine Vorlage. Die solltest du immer nutzen. Es bietet sich an, zwei Signaturen zu erstellen: eine interne und eine externe. Beide Signaturen sollten jeweils nur die entsprechenden Infos enthalten. Intern sein wahrscheinlich deine Abteilung und die Durchwahl ausreichend.
Extern wiederum sollte der Name der Kanzlei/Unternehmen etc. und deine vollständige Telefonnummer stehen, ggf. mit Landesvorwahl für alle, die dich aus dem Ausland anrufen (z.B. +49 173 00 00 000). Noch ein Tipp: Ändert sich deine Anschrift aufgrund Umzugs, schreibe circa zwei Wochen vor deinem Umzug unterhalb deiner Signatur beispielsweise: „Achtung: Neue Anschrift ab dem 14.09.2026: [Straße/PLZ/Wohnort]“. Lasse das auch danach noch etwa zwei Wochen stehen oder teile es allen mit, mit denen du in der Zeit nicht gesprochen oder geschrieben hast.
„Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit besten Grüßen“ sind die Klassiker und gehen immer. Auch „Beste Grüße“ lesen wir immer häufiger.
Je persönlicher euer Verhältnis ist, desto lockerer kann die Grußformel ausfallen („Viele/herzliche/liebe Grüße“). Im Zweifel orientierst du dich am Ton des Gegenübers. Du signalisierst außerdem Aufmerksamkeit und Interesse, wenn du in Grußformeln auf aktuelle Situationen der/des Empfänger*in eingehst, z.B. bei Krankheit, Umzug etc. (z.B. „Mit besten Grüßen und allen guten Wünschen für eine rasche Genesung“, „Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen für ihren/deinen anstehenden Jobwechsel“).
Fährst du in Urlaub oder bist du eine Woche auswärts auf einer Fortbildung?
Denk dran, dass du eine automatische Antwort bzw. Abwesenheit einrichtest. Bekommst du dann eine E-Mail, erhält die/der Versender*in automatisch eine Nachricht, dass du derzeit außer Haus bist und verzögert bzw. nach deiner Rückkehr antworten wirst. Die Notiz sollte enthalten: Deinen Abwesenheitsgrund, wie lange du weg bist, wann du voraussichtlich antwortest und wer im Notfall als Ansprechpartner*in zu erreichen ist.
Beispiel: “Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit in Urlaub/bin derzeit beruflich auswärts eingebunden. Ich habe bis dahin nur eingeschränkt Zugriff auf meine E-Mails. Ich bin ab dem 27.08.2026 wieder im Büro erreichbar und werde mich rasch zurückmelden. In dringenden Fällen erreichen Sie meine Vertretung Frau/Herr … unter der Rufnummer … bzw. per E-Mail unter … . Ihre E-Mail, die Sie mir vorhin geschrieben haben, wird nicht weitergeleitet.
Mit freundlichen Grüßen …
Du kannst natürlich auch mit einer KI eine E-Mail schreiben oder korrigieren. Das kann hilfreich sein und Zeit sparen. Aber Achtung: Je nachdem, welche KI du nutzt, musst du vorsichtig sein. Solange du bzw. dein Unternehmen keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit entsprechendem Datenschutz unterschrieben habt, darfst du keine sensiblen Daten (Namen, Mandanten, Adressen usw.) im Chat nennen. Musst du viel anonymisieren, schreibst du die E-Mail am besten gleich selbst.
Du siehst, es ist kein Hexenwerk. Zusätzlich hinterlässt du auch in der Schriftsprache einen Eindruck – im besten Fall einen guten!
Christian ist Rechtsanwaltsfachangestellter mit langjähriger Kanzleierfahrung. Seit über 20 Jahren arbeitet er als freier Autor und Lektor für juristische Verlage. Er hat ein Auge für Kanzleithemen, die Digitalisierung in Büros und die Entwicklungen rund um die Ausbildung in Anwaltskanzleien. Früh hat er den Facebook-Kanal RENOkompakt – Aktuelles für das Anwaltsbüro beim IWW aufgebaut und betreut ihn seitdem redaktionell.
Cynthia ist Volljuristin und zugelassene Rechtsanwältin und leitet seit Mitte 2025 das Team der Paragraphinnen in Würzburg. Hauptberuflich arbeitet sie als Redakteurin beim IWW. Davor hat sie zehn Jahre lang das KOMPASS Tutoren- und Mentorenprogramm an der Juristischen Fakultät Würzburg begleitet. Daher weiß sie, wie wichtig eine gute Begleitung und Wertschätzung ist.
